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企业规章制度该如何制定才合法有效?建议收藏学习

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时间: 2019-08-29

来源:HR730


用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示或告知劳动者。


案情回顾

深圳市某电子公司称李某于2012年8月22日入职公司时,仔细阅读了《职员服务志愿书》并签字。《职员服务志愿书》中第一条规定员工需遵守包括《发行部绩效考核规定》和《发行部2012年管理规定》在内的公司规章制度。李某认可其在《职员服务志愿书》上签字的真实性,但称未见过《发行部绩效考核规定》和《发行部2012年管理规定》,且不同意公司依据《发行部绩效考核规定》和《发行部2012年管理规定》计算其业务提成。后李某向仲裁委员会申请,要求深圳市某电子公司支付2013年4月1日至2014年6月30日提成18515.24元。仲裁委员会裁决支持了李某的仲裁请求,深圳市某电子公司不服裁决诉至法院。


法院经审理后认为,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示或告知劳动者。


诉讼中公司未提交证据证明考核制度经过民主程序制定,提交的《职员服务志愿书》以签字来概括性要求劳动者遵守公司规章制度,也不足以证明实际向李某公示或者送达了考核制度。法院判决驳回公司诉讼请求。


律师建议

国有国法,家有家规,规章制度就是企业管理的国法家规,是企业进行劳动管理的主要依据。企业尤其是中小型企业的规章制度被法院确认为合法有效的规章制度比例不高,因此而败诉的用人单位占大多数。2008年1月1日起施行的《劳动合同法》冲击了企业习以为常的消极、被动的劳动用工管理环境,使企业思考如何构建积极主动的人力资源管理模式。建立健康良好的管理秩序,架构科学有效的人力资源管理模式,规章制度是关键。


现采用全景解析的模式,为企业设计科学合法的劳动规章制度提供意见。


一、规章制度的制定主体


就规章制度的制定主体,目前《劳动合同法》仅笼统地说明是用人单位。但从《公司法》第三十八条、第四十七条规定来看,公司制单位的规章制度的制定主体是股东会和董事会。以此类推,非公司法人企业由其实际控制人制定规章制度,合伙企业由其合伙人协议制定,个人独资企业和个体工商户由出资人或者负责人制定。


二、规章制度的生效


规章制度要达到生效条件,需经民主程序和公示程序。


制定企业规章制度应遵循以下民主程序:(一)召开职工大会或者职工代表大会讨论;(二)提出方案与意见,与工会或职工代表平等协商;(三)公示。


公示程序是指用人单位需履行告知义务,保障员工对与其密切相关的规章制度的知情权。实务中,用人单位可采用告知确认书、规章制度培训、员工手册签收、公告栏张贴等方式履行告知义务。


企业在制定、公示规章制度过程中,应注意保留职工大会、工会或者员工参与制定规章制度以及相关告知证据,避免日后承担举证不能的风险。


规章制度制定(员工代表大会)主要流程:规章制度拟定或优化----代表选举---规章制度草案公示征求意见---第一次代表大会研讨----规章制度修改----第二次代表讨论定稿---公示。


民主程序制定并公示的规章制度是否一定会被法院采信并作为裁判的依据?形式合法的规章制度其内容的合法性、合理性如何审查,将在中篇为您解答。


企业通过民主程序制定并公示的的规章制度是否一定合法有效?

规章制度形式合法还不够,还要审查其内容是否合法、合理。面对不合理的规章制度,有哪些救济(补救)措施?


目前司法实践中,判断规章制度能否作为审理劳动争议案件的依据,首要问题在于审查规章制度的合法制定即程序合法。程序合法性审查详见上篇。规章制度还应确保内容合法,不得违反法律法规强制性规定,如最低工资标准、休息休假规定、工资发放、劳动安全卫生保护等。


01、合法性审查


规章制度的内容不得违反国家法律、行政法规及政策的规定,这是制定劳动规章制度的最低要求,否则适用应无效,不能作为管理员工的依据。比如在深圳的企业在规章制度中规定产假98天,则明显违反《广东省人口与计划生育条例》第三十条以及《广东省实施〈女职工劳动保护特别规定〉办法》第十一条的规定。


02、合理性审查


规章制度合理性审查的标准,因不同用人单位实际情况而存在差异,深坪认为对用人单位规章制度的合理性审查应当关注如下几个方面:


1、规章制度内容不得违反诚实信用原则,要符合公共秩序和善良风俗的基本原则,比如规定在职期间不得谈恋爱(可能也是担忧结婚生子影响工作)明显不合理,不被支持。


2、尊重公众的普遍认知和社会的一般道德观念来保证其合理性,比如规定随地吐痰立即开除,明显过于苛刻,不被认可;


03、规章制度不合法、不合理的救济


规章制度不合法如何救济?有行政、司法两种救济手段。


1、行政救济中,单位规章制度违法的,劳动行政部门有权依法予以责令改正并进行处罚。


2、司法救济途径,违法的规章制度法院或仲裁部门可以不作为审理劳动争议案件的依据。同时员工也可以规章制度违反法律法规、损害劳动者权益为由解除劳动合同,并要求单位支付经济补偿金。此外工会享有监督权,如认为企业规章制度内容违反法律规定可向企业提出建议要求修正。


 综上,用人单位应当重视规章制度不合法、不合理带来的风险,减少、避免不必要用工成本的耗费。


上面为大家介绍了用人单位制定的规章制度生效需具备的程序性要件及内容合法性要件,接下来将展开具体阐述科学合理制定规章制度的要点:


1、具有可操作性、可执行性;


2、不存在隐形不公平、不合理之处,不具有可操作性的条款对企业来说越少越好。有企业规定:“员工不遵守执行领导合理指示的视为一般违纪”,何谓“合理”?各有各的说法,实际可操作性极弱。企业一旦按照此条款操作,往往引发劳动争议。因此,规章制度的条款需要可操作性强的表述。


3、完备性:尽可能多地考虑生产经营、员工管理中可能发生的情况,避免发生情况后“无法可依”;


4、逻辑性:特别是在奖惩制度中,对于大错不犯小错不断的员工,采用逻辑递进的惩罚模式,能够达到较好的管理效果。



下面简述常见规章制度的风险点,供各位HR参考。


一、招录入职制度


招录入职的风险点在于四点:


1、招录广告出现就业歧视。目前司法实践中已出现因就业歧视员工索赔的案件,因此单位在制定招录广告时应细加斟酌,防止出现年龄、性别、地域、残疾等就业歧视;


2、把好入职体检关。企业可在招录中注明员工必须提交正规医院出具的体检报告,并将体检报告作为录取条件之一,防止因员工身体羸弱产生后续纠纷,尤其是职业病危害因素多发的企业更应注重对新入职员工入职时健康状况的体检;


3、明确录用条件以及考核标准。录用条件是单位试用期解除员工的重要依据;


4、有条件的公司还可以对员工进行背景调查,从员工之前的任职单位了解员工的相关信息。


二、劳动合同管理制度


劳动合同管理立足于劳动合同订立、变更、解除、终止、劳动合同监控五个方面。劳动合同管理最主要就是规范化,目前围绕劳动合同存在的争议包括未签劳动合同双倍工资、无固定期限劳动合同、违法变更、不当解除和违法终止,因此企业一方面要注意劳动合同管理的合法合规性,另一方面要做好劳动合同的日常监测工作,及时发现劳动合同管理中出现的风险,及时处理,避免矛盾的长期累积,造成对企业不利的后果。


三、薪酬制度


薪酬制度的制定要注意薪酬结构和薪酬的激励性以及工资发放的周期等要件。薪酬的激励性由企业根据自身情况制定相应的制度,而薪酬结构及工资发放则需要符合相关的法律规定。薪酬结构的风险在于工资的构成是否符合法律规定,如正常工作时间工资不得低于最低工资标准,加班工资的计算基数亦不能低于最低工资标准,如在6月至10月份期间,还应当根据工作环境的温度条件决定是否支付高温津贴等。此外,连续工作满一年的员工应支付年休假工资、职业病岗位的员工还应当支付岗位津贴等等。


四、岗位制度


当前的岗位制度中,调岗是一大难题。首先,承认和保护企业的用工自主权,即允许企业根据生产经营需要对员工调岗;其次,承认和保护的同时,也要防止权利的滥用,比如滥用此权利以打击报复等;最后,为防止此权利的滥用,企业应对其调岗行为举证说明其具有“充分合理性”。


用人单位调整劳动者工作岗位,同时符合以下情形的,视为用人单位合法行使用工自主权:


(1)调整劳动者工作岗位是用人单位生产经营的需要;

(2)调整工作岗位后劳动者的工资水平与原岗位基本相当;

(3)不具有侮辱性和惩罚性;

(4)无其他违反法律法规的情形。


用人单位法定单方对劳动者调岗情形,如医疗期满后仍不能从事原工作的,或劳动者不能胜任工作的,用人单位均可以进行调岗。


需要注意的是,用人单位要承担证明劳动者不能胜任工作,对劳动者进行岗位调整的合理性、恰当性的举证责任,比如劳动者所在岗位的职责要求、日常工作业绩、考核标准考核结果等。


五、休假管理制度


按照法定的休假类型,包括产假、病假、事假、年休假、婚丧假。用人单位可通过规章制度对休假请假程序予以规范,如规定事假的审批流程和事由说明,并规定事假无工资,防止员工无节制请假;其次也要完善销假审查制度,对员工请假类型、请假时间、请假材料在销假时予以汇总,并建立审查机制,防止员工虚假休假,如产假提供医院相关证明、事假说明请假事由。


六、考勤制度


考勤直接关系员工工作时间、加班工资发放计算等内容,但目前考勤制度中存在诸多误区:


1、未明确以何种考勤标准确定工作时间。当前考勤方式多样,包括电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤表不一而足,对此应当明确以何种方式计算工作时间,明示工作时间的计算方式,减少因工作时间不明而引发的纠纷;


2、休息时间规定不明。有些单位规定每天工作8小时,但并未规定中间休息时间。实践中时有发生员工以存在1小时加班时间要求加班工资或者因休息时间内发生事故而追究用人单位工伤责任的案例,因此在考勤制度中明确休息时间尤为重要;


3、考勤记录缺乏签名确认。现在用人单位中普遍流行电子、无纸化考勤,对此类考勤制度,建议应当在规章制度或者劳动合同中予以明示,并规定以电子考勤或者其他考勤方式作为工作时间记录的依据。同时从控制风险角度,还需要将电子考勤记录定期交由员工签字,确保考勤记录真实、合法、有效及举证的便利。


七、员工惩处制度


员工惩处制度设计要注意几点:一是过错累计制度,可以建立警告、记过、记大过、辞退等阶梯式的惩处方式,采用逻辑递进的惩罚模式,能够达到较好的管理效果;二要预先规定员工造成损失赔偿的计算方式。用人单位可在规章制度中明确员工造成的损失需要承担赔偿责任的情形,并规定损失赔偿的计算方式;三要明确员工惩处的执行部门和帮助人,例如员工惩处由人力资源部门或者行政管理部门负责。用人单位也可建立惩处帮助人制度,由员工的直接上级或者所在部门负责人和人力资源部一起负责员工惩处的实施,化解员工惩处的抵制情绪。


八、规章制度与违规解除


用人单位依据《劳动合同法》第三十九条第二项“严重违反用人单位规章制度”单方解除劳动关系情形是较常见的,但采用这种解除方式需要注意两点:


一是“严重程度”的认定。企业可在规章制度中将违反规章制度分为一般违反和严重违反两个层次,并就一般违反的类型和严重违反的类型予以明确化,从而防止因严重程度不明而导致企业违法解除;


二是规章制度中多采用概括性约定、类型化约定的方式。考虑生产经营特点、员工管理情况的不确定性,可在一定程度上概括规章制度未能明确规定的行为。


需要注意的是,上述概括性约定、类型化约定应当具有可操作性、可执行性,不具有可操作性的条款对企业来说越少越好。有企业规定 “员工不遵守执行领导合理指示的视为一般违纪”,何谓“合理”?各执一词,实际可操作性极弱。企业一旦按照此条款操作,往往引发劳动争议。因此,规章制度的条款应是需要可操作性强的表述,避免空洞。


九、离职制度


当前企业的离职制度过多罗列法律条款,将劳动合同法中关于离职的规定罗列作为企业处理员工离职的依据,这种操作方式有失柔性,笔者建议设立柔性离职操作模式:


1、建立离职谈话制度,针对离职员工由部门主管或者HR进行离职谈话,了解员工离职的心态和原因,提倡通过和解、调解的方式化解员工矛盾,解决问题;


2、建立离职员工信息登记制度。建档记录保存离职员工的相关信息、入职登记表、劳动合同、离职审批表等,保留相关证据,减少风险;


3、设立离职员工帮助制度,对离职员工的帮助包括提供再就业信息、办理社保档案转移等,通过帮助制度一方面可以缓和员工的冲突心理,便于协商解决双方纠纷;另一方面也可以建立离职员工对企业的感情,方便员工后期的回归和商业合作。


具体而言,企业规章制度的重要性主要体现如下:


(一)完善的规章制度,可以帮助企业实现劳动用工的规范化管理:

1、正面引导与教育作用;

2、反面警戒与威慑作用;

3、防患未然与预防争议发生的作用;

4、事后支持与提供处理劳动争议证据的作用。


(二)不完善的规章制度,成为劳动争议的诱因,甚至直接导致企业在劳动争议案件中败诉。


(三)在中长期劳动合同及无固定期限劳动合同的背景下,规章制度将成为解除劳动合同的主要依据。


(四)规章制度对于企业文化建设的重要性也是不言而喻的,规章制度是企业文化的载体,传播企业文化,宣传企业形象。




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